Privacyverklaring Smooth Publish B.V.
Inleiding
Deze privacyverklaring van Smooth Publish B.V., gevestigd te Enschede, is van toepassing op de
verwerkingen van persoonsgegevens die zij verkrijgt via gebruik van haar gelijknamige applicatie. Deze
Privacy Statement is tevens te raadplegen op www.www.smoothpublish.com en wordt op verzoek toegezonden.
Smooth Publish B.V. respecteert als Verwerkingsverantwoordelijke de privacy van haar gebruikers en houdt
zich daarom aan de vigerende wet- en regelgeving zoals de regels van de (Uitvoeringswet) Algemene
Verordening Persoonsgegevens alsmede aan de overeenkomsten die Smooth Publish B.V. met klanten,
leveranciers en relaties heeft gesloten.
Smooth Publish B.V. is te allen tijde gerechtigd de inhoud van de privacyverklaring te wijzigen en/of aan te
vullen. Smooth Publish B.V. is voortdurend bezig om de bescherming van de privacy van haar klanten te
verbeteren. Dit zal terugkomen in haar privacy beleid waarvan deze privacyverklaring een afspiegeling is.
Het is daarom voor de gebruiker aan te raden om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat
hij/zij van wijzigingen op de hoogte is. Indien Smooth Publish B.V. belangrijke wijzigingen doorvoert die
van invloed kunnen zijn op de grondslag of het doel van de verwerking van persoonsgegevens zal zij de
betrokkenen voorafgaand informeren.
Applicatie
Smooth Publish B.V. is een online publishing tool (Applicatie) waarmee gebruikers al hun offline en online
communicatie kunnen beheren. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een dashboard waarop gebruikers
kunnen inloggen. In dat dashboard kunnen gebruikers al hun gegevens beheren waar zij via een eigen
unieke inlogcode toegang hebben. De Applicatie wordt beheerd door een aangewezen superuser
(beheerder). Deze kan gegevens uit het dashboard gebruiken voor autorisatie toekenning en rapportages.
Invoer persoonsgegevens
De gebruiker krijgt een éénmalige inlog op basis van zijn/haar voor- en achternaam en eigen emailadres.
De gebruiker kan vervolgens zijn/haar inlog wijzigen. Om gebruik te kunnen maken van de applicatie dient
akkoord te worden gegeven op de laatste versie van de privacyverklaring.
Inzage gegevens door gebruiker
De persoonsgegevens zijn zichtbaar in de Applicatie voor de gebruiker en de beheerder, met uitzondering
van het uniek gegenereerde wachtwoord. De opgeslagen gegevens kunnen worden ingezien in het
eigen account. Mochten deze gegevens niet kloppen, dan zijn deze te wijzigen via “instellingen” -> “mijn
account” in de Applicatie. Het is eveneens mogelijk een verzoek te sturen aan Smooth Publish B.V. om de
persoonsgegevens per e-mail te ontvangen.
Doel verwerking persoonsgegevens
Smooth Publish B.V. doet er alles aan om uw privacy te waarborgen. Smooth Publish B.V. verwerkt
uitsluitend persoonsgegevens als dat strikt noodzakelijk is voor het doel van de verwerking, zodat een goede
dienstverlening kan worden aangeboden en/of noodzakelijk is voor de bedrijfsvoering.
Smooth Publish B.V. verzamelt en verwerkt gegevens die de gebruiker in de applicatie heeft verstrekt.
Voor relatiebeheer worden persoonsgegevens verwerkt zoals:
– achternaam, voorna(a)m(en), voorletter(s);
– e-mailadres(sen);
– telefoonnummer(s);
– geslacht;
– bankrekeningnummer (indien van toepassing).
In de applicatie Smooth Publish zijn de volgende handelingen inzichtelijke voor (alle) Gebruikers:
– Welke documenten zijn gemaakt;
– Door wie deze documenten zijn gemaakt;
– Wanneer deze documenten zijn gemaakt;
– Hoe lang aan het document is gewerkt.
Smooth Publish B.V. gaat uiterst zorgvuldig om met voornoemde persoonsgegevens. De technische en
organisatorische beveiliging is hierop afgestemd.
Jonger dan 16 jaar?
Als de gebruiker jonger dan 16 jaar is mag hij/zij slechts persoonsgegevens aan Smooth Publish B.V.
verstrekken indien hij/zij daarvoor toestemming heeft gekregen van één van de ouders of een wettelijk
vertegenwoordiger die de privacyverklaring van Smooth Publish B.V. heeft gelezen.
Grondslagen verwerking
De wettelijke grondslag op basis waarvan Smooth Publish B.V. vrijwel alle persoonsgegevens verwerkt is het
gerechtvaardigd belang, namelijk de noodzaak voor een goede werking van de Applicatie.
Uw rechten
De gebruiker heeft als betrokkene de navolgende rechten:
– recht op informatie over het bestaan en doel van de verwerking vóórdat zijn/haar persoonsgegevens
worden verwerkt;
– recht op inzage in de door ons verwerkte persoonsgegevens;
– recht op rectificatie ofwel correctie, indien Smooth Publish B.V. onjuiste informatie m.b.t.
persoonsgegevens over de gebruiker heeft verwerkt dan wel het recht op een aanvullende verklaring
wanneer de verwerking plaatsvindt op basis van onvolledige gegevens;
– recht op vergetelheid ofwel het wissen van de gebruikergegevens: Smooth Publish B.V. zal in een
aantal gevallen op het verzoek van de Gebruiker diens persoonsgegevens wissen, tenzij er een wettelijke
verplichting bestaat om dit niet te doen;
– recht op beperking van verwerking: in bepaalde gevallen heeft de gebruiker het recht dat
Smooth Publish B.V. de persoonsgegevens niet verwerkt en wijzigt;
Als de gebruiker gebruik wenst te maken van diens rechten op een andere manier dan in deze
privacyverklaring staat omschreven, verzoekt Smooth Publish B.V. de gebruiker vriendelijk zijn/haar verzoek
schriftelijk per brief of per e-mail in te dienen (zie hierna voor de contactgegevens van Smooth Publish B.V.).
Smooth Publish B.V. zal de identiteit van de gebruiker verifiëren alvorens zij zal overgaan tot het verzoek.
Dienstverlening door derden
Smooth Publish B.V. schakelt andere bedrijven in om haar dienstverlening zo efficiënt, correct en veilig
mogelijk te laten verlopen. Deze bedrijven zijn onder meer leveranciers van software en ICT-systemen,
gespecialiseerde adviseurs en overige dienstverleners. De dienstverlening door deze partijen gebeurt onder
verantwoordelijkheid van Smooth Publish B.V.. Als deze partijen noodzakelijkerwijs toegang dienen te
hebben tot (bijzondere) persoonsgegevens, zal indien nodig een verwerkersovereenkomst worden gesloten
waarin afspraken worden vastgelegd omtrent een correcte, veilige verwerking en geheimhouding van deze
(bijzondere) persoonsgegevens waarborgen.
Opslaan gegevens voor online gebruik en verwerking door provider
De gegevens worden als back-up opgeslagen bij een externe hosting provider (de “Provider”). De Provider
verzorgt het gegevensverkeer van de Applicatie waaronder, doch niet beperkt tot, het in de Cloud opslaan
van de gegevens en het verzorgen van online diensten. Bij de beveiliging hiervan zorgt de Provider voor
het nemen van voldoende technische en organisatorische maatregelen met betrekking tot de te verrichten
verwerkingen van persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. De
Provider zal zich hierbij inspannen de beveiliging te laten voldoen aan een niveau dat, gelet op de stand van
de techniek, de gevoeligheid van de persoonsgegevens en de aan het treffen van de beveiliging verbonden
kosten, niet onredelijk is. Smooth Publish B.V. heeft teneinde deze en andere wettelijk vastgestelde
verplichtingen na te komen een zogenaamde verwerkersovereenkomst gesloten met de Provider waarin
onder andere de te nemen beveiligingsmaatregelen zijn vastgelegd.
Bewaartermijn gegevens
Bepaalde gegevens zijn noodzakelijk voor het gebruik van de Applicatie. Deze gegevens zullen daarom
worden bewaard voor de periode dat de Applicatie wordt gebruikt door de gebruiker. Nadat de Applicatie
niet langer wordt gebruikt en het account van de gebruiker wordt verwijderd zal Smooth Publish B.V. en de
door haar ingeschakelde Verwerker de opgeslagen gegevens van de gebruiker verwijderen. Smooth Publish
B.V. mag de persoonsgegevens langer bewaren indien er omstandigheden zijn die daartoe aanleiding geven,
doch zal dit nooit langer doen dan noodzakelijk. Voorts heeft Smooth Publish B.V. maatregelen getroffen om
de herleidbaarheid van gebruikers middels IP adressen zoveel mogelijk te beperken.
Cookies of ander trackersoftware
Smooth Publish B.V. werkt voor het goed kunnen laten functioneren van haar Applicatie alleen met
functionele cookies en niet met tracking cookies.
Verstrekken gegevens aan derden
Anders dan reeds hier in deze privacyverklaring wordt vermeld, deelt Smooth Publish B.V. geen
persoonsgegevens met derden voor commerciële, charitatieve of ideële doeleinden, tenzij de Gebruiker
hiervoor uitdrukkelijke, voorafgaande toestemming heeft gegeven.
Afnemen waren en/of diensten bij derden
Indien via de Applicatie waren en/of diensten bij derden worden afgenomen, kan een ander privacy beleid
van toepassing zijn. Smooth Publish B.V. heeft hier geen invloed op en kan hier niet aansprakelijk voor
worden gehouden.
Verstrekken van gegevens aan de overheid
Smooth Publish B.V. zal de persoonsgegevens enkel verstrekken aan opsporingsinstanties of
overheidsinstanties wanneer dit is verplicht volgens toepasselijk recht of op last van een bevel van een
overheidsinstantie, en alleen voor zover noodzakelijk ter bestrijding van fraude of criminele activiteiten.
Beveiliging
Rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook met de aard, de omvang,
de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s
voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen, treft Smooth Publish B.V. passende technische en
organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. Er wordt
gezorgd dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot de gegevens, dat de toegang tot de
gegevens afgeschermd is en dat de veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden. Medewerkers
van Smooth Publish B.V. zijn gebonden aan een geheimhoudingsplicht als zij persoonsgegevens verwerken.
Beleid datalekken
Smooth Publish B.V. houdt een register van datalekken bij. Daarnaast heeft Smooth Publish B.V. een intern
beleid opgesteld met betrekking tot onder meer het melden van datalekken. Zoals de wet vereist, wordt een
datalek dat ernstige gevolgen kan hebben bij de Autoriteit Persoonsgegevens gemeld. Indien het datalek
waarschijnlijk ook resulteert in een hoog risico voor de rechten en vrijheden van de betrokkene, dan stelt
Smooth Publish B.V. de betrokkene tevens op de hoogte van het datalek.
Vragen en contactgegevens
Heeft de gebruiker na het lezen vragen of opmerkingen over het privacy beleid, dan kan hij/zij deze richten
aan info@smoothpublish.com Smooth Publish B.V. streeft ernaar om de Gebruiker binnen een termijn van
vier weken van antwoord te voorzien. Smooth Publish B.V. gaat met de grootst mogelijke zorgvuldigheid
om met persoonlijke gegevens. Indien de Gebruiker desalniettemin een klacht wilt indienen verwijst Smooth
Publish B.V. naar de Autoriteit Persoonsgegevens.